Do urzędu przez Skype'a

W związku z obostrzeniami wynikającymi z zagrożenia epidemiologicznego, Urząd Gminy Hrubieszów, podobnie jak wszystkie inne urzędy ograniczył przyjmowanie interesantów. Do budynku mogą wchodzić jedynie pracownicy. Każdy, kto przybędzie do Urzędu, jak wskazuje miesięczna praktyka, zostanie obsłużony. W głównym wejściu znajduje się urna, do której można wrzucać wnioski, podania i inne dokumenty. W miejscu tym dostępne są również druki wniosków do wypełnienia. Po odbyciu stosownej kwarantanny i wykonaniu obowiązkowych zabiegów, dokumentacja trafia do pracowników. Oprócz tego trybu, w przypadkach dopuszczonych, możliwe jest składanie dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Należy zaznaczyć, że pomimo obostrzeń, dla osób przybywających do Urzędu, istnieje możliwość kontaktu z pracownikami. A to dzięki tabletowi, który został wywieszony w pomieszczeniu, które służy do zdalnej obsługi interesantów. Za pośrednictwem Skype’a, który jest włączony na stałe można zadać pytanie, poprosić o wyjaśnienia i/lub o rozmowę z pracownikiem merytorycznym. Po drugie stronie, czyli w budynku Urzędu prowadzony jest stały dyżur pracownika, który bezpośrednio monitoruje punkt obsługi interesantów i udziela pomocy.

Dokumenty do urny można złożyć osobiście w Urzecie Gminy Hrubieszów, w tym także skontaktować się z urzędnikami za pośrednictwem udostępnionego tabletu, od poniedziałku do piątku (oprócz dni wolnych od pracy), w godz. 900 do 1200. Natomiast, Urząd pracuje w normalnych godzinach, tj. od 730 do 1530. W tym czasie możliwy jest kontakt telefoniczny.