Sczytywanie tachografu i kart kierowców – podstawowy obowiązek spoczywający na przewoźnikach
Tachograf cyfrowy jest dziś nieodłącznym elementem wyposażenia pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym. Do jego obsługi stosuje się kartę kierowcy, która stanowi dla osoby wykonującej przewozy dokument równie ważny, co prawo jazdy. Na karcie oraz w pamięci tachografu zapisywane są istotne informacje dotyczące, między innymi, aktywności, jakie realizował kierowca w trakcie pracy. Zarejestrowane dane pozwalają na późniejszą weryfikację, czy podczas przewozu przestrzegano norm czasu pracy oraz jakie ewentualne naruszenia zostały popełnione.
W związku z istotnością danych zapisywanych na kartach kierowców oraz w pamięci tachografów konieczne staje się ich systematyczne sczytywanie. Częstotliwość, z jaką przewoźnicy muszą przeprowadzać ten proces, została określona w przepisach. Jak wskazano w Ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach, sczytywanie tachografu i kart kierowców powinno następować wedle reguł ustalonych w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 518/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., tj.:
- dane z karty kierowcy należy pobierać przynajmniej raz na 28 dni,
- dane z tachografu trzeba pobierać co najmniej raz na 90 dni.
Warto dodać, że firma transportowa musi dbać nie tylko o prawidłowe i regularne sczytywanie tachografu i kart kierowców, ale także o odpowiednią archiwizację pobranych danych. Należy je przechowywać:
- w oryginalnym formacie,
- zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób.
Jak usprawnić sczytywanie tachografu i kart kierowców?
Wiemy już, że systematyczne sczytywanie tachografu i kart kierowców jest zadaniem, którego realizacji wymagają od przewoźników przepisy. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skończyć się dla firmy karami:
- naruszenie obowiązku pobrania danych z karty kierowcy w wymaganym terminie może wiązać się dla przewoźnika z karą w wysokości 500 złotych – za każdego kierowcę,
- niedopełnienie obowiązku terminowego pobrania danych z tachografu może spowodować, że firma transportowa otrzyma karę równą 500 złotych – za każdy pojazd.
Jak w takim razie zadbać o to, by sczytywanie tachografu i kart kierowców odbywało się terminowo? W tym celu warto skorzystać z możliwości oferowanych przez nowoczesne technologie i wdrożyć w firmie zdalne pobieranie plików DDD. Stanowi ono atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnego sczytywania kart kierowców i pamięci tachografu. Zdalny odczyt danych okazuje się możliwy dzięki wykorzystaniu systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet. Umożliwia on automatyzację procesu pobierania danych – odczyty odbywają się zgodnie z przyjętym harmonogramem, co eliminuje ryzyko przekroczenia wymaganych terminów. Co istotne, pobrane pliki DDD są odpowiednio archiwizowane, dzięki czemu nie ma problemu z ich odnalezieniem w razie kontroli.
Jakie korzyści zapewnia zdalne sczytywanie tachografu i kart kierowców?
Wdrożenie systemu telematycznego, takiego jak Navifleet, pozwalającego na zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu może przynieść firmie transportowej liczne korzyści. Na które z nich warto zwrócić szczególną uwagę?
- Zdalne sczytywanie tachografu i kart kierowców jest skutecznym sposobem na zachowanie odpowiedniej częstotliwości pobierania danych. Możliwość ustalenia harmonogramu odczytów i automatyzacji całego procesu minimalizuje ryzyko przeoczenia terminu oraz otrzymania kary za takie naruszenie przepisów.
- Z uwagi na to, że odczyt jest prowadzony na odległość, nie trzeba specjalnie sprowadzać pojazdu do bazy przedsiębiorstwa, by pobrać dane. Pracownicy administracyjni i kierowcy zyskują więc czas, który mogą poświęcić na inne zadania.
- Dane, które pobiera się zdalnie z użyciem systemu Navifleet, są archiwizowane w uporządkowany sposób na bezpiecznych serwerach. W ten sposób wszystko odbywa się w zgodzie z przepisami, a uprawnieni użytkownicy mają wygodny dostęp do gromadzonych plików DDD.
- Zdalne pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów może również przyczynić się do optymalizacji procesu rozliczania kierowców. Komplet sczytanych plików DDD z danego okresu jest automatycznie przesyłany na adres e-mail osoby zajmującej się comiesięcznymi rozliczeniami. To bardzo komfortowe rozwiązanie, które usprawnia pracę, pomaga działać terminowo, a także pozwala uniknąć potencjalnych błędów ludzkich.
Zdalny odczyt tachografu i kart kierowców – wygoda i terminowość dzięki nowoczesnej technologii
Korzystając z potencjału tkwiącego w telematyce, można skutecznie zoptymalizować sczytywanie tachografu i kart kierowców w firmie transportowej. Przewoźnicy używający na co dzień nowoczesnych systemów telematycznych, pozwalających na zdalne pobieranie plików DDD:
- ograniczają do minimum ryzyko przekroczenia obowiązkowych terminów odczytów,
- pozwalają zaoszczędzić czas swoim kierowcom i flotowcom,
- usprawniają proces rozliczania kierowców w firmie.
Z perspektywy przedsiębiorstw transportowych, które pragną funkcjonować efektywnie i w zgodzie z przepisami, zdalny odczyt tachografu i kart kierowców stanowi więc niewątpliwie bardzo atrakcyjne rozwiązanie.